Cadre contractuel

Conditions d’utilisation de BillXpert

Version 1.2 — Dernière mise à jour : 2 août 2026

1. Objet et périmètre

Les présentes conditions encadrent l’accès au site billxpert.fr, le téléchargement, l’installation, l’accès et l’utilisation de la version bêta du logiciel BillXpert, des espaces entreprise, des services associés, des mises à jour, des outils de support et, lorsqu’ils sont ouverts, des services connectés.

Dans la phase actuelle, elles constituent le cadre contractuel d’utilisation entre MANAGEMENT REHABILITATION INSTALLATION (M.R.I.), éditeur et opérateur actuel du projet BillXpert, et l’entreprise, l’établissement ou la personne autorisée qui utilise le site, la version bêta ou un service associé.

Les présentes ne constituent pas des conditions générales de vente et ne valent pas offre commerciale payante. Des conditions particulières, des conditions générales de vente ou un accord de traitement des données pourront compléter les présentes pour un futur service commercial, un service cloud, une mission, un programme de récompenses, une campagne de test ou une prestation spécifique. En cas de contradiction, les conditions particulières applicables au service concerné prévalent pour ce seul service.

2. Éditeur et cocontractant

Le site, le logiciel et la version bêta BillXpert sont actuellement édités et suivis par :

MANAGEMENT REHABILITATION INSTALLATION (M.R.I)
SAS au capital de 3 000 €
Siège social : 51 rue de Ponthieu, 75008 Paris, France
RCS Paris 523 182 905
SIREN : 523 182 905
TVA intracommunautaire : FR69 523182905
Contact contractuel et général : contact@billxpert.fr
Support technique : support@billxpert.fr

La directrice de la publication est Olena Baraniuk, Directrice de M.R.I.. L’hébergeur est o2switch, 222 Boulevard Gustave Flaubert, 63000 Clermont-Ferrand, France, tél. 04 44 44 60 40.

Les informations complètes relatives à l’éditeur, au responsable de publication, au responsable du traitement et à l’hébergement figurent dans les mentions légales. En cas de divergence d’identification, les informations légales publiées dans ces mentions doivent être prises en compte jusqu’à leur mise à jour.

Tant qu’une société distincte BillXpert SAS n’a pas été effectivement créée et n’a pas commencé à exploiter les offres commerciales concernées, elle n’est ni l’éditeur actuel, ni le cocontractant des présentes. Elle pourra reprendre ces fonctions pour les futurs modules commerciaux, notamment les modules de paiement, dans le cadre de documents contractuels mis à jour.

3. Acceptation et opposabilité

L’utilisateur doit prendre connaissance des présentes conditions avant d’installer BillXpert, de créer un compte ou d’activer un service associé. Leur acceptation peut être recueillie par une case à cocher, un bouton d’acceptation ou tout autre mécanisme permettant d’en conserver la preuve.

La personne qui accepte les présentes pour le compte d’une entreprise déclare disposer du pouvoir nécessaire pour engager cette entreprise. À défaut, elle demeure personnellement responsable de l’utilisation réalisée sans autorisation.

L’utilisation d’une version ou d’un service après l’entrée en vigueur de conditions mises à jour vaut acceptation de ces nouvelles conditions lorsqu’une nouvelle acceptation a été demandée ou lorsque l’utilisateur a été informé de manière suffisamment claire de leur modification.

4. Utilisateurs autorisés

BillXpert est destiné en priorité aux entreprises, entrepreneurs, indépendants, artisans, associations exerçant une activité économique et professionnels autorisés à gérer un dossier d’entreprise.

Lorsqu’un compte en ligne est lié à un établissement, l’identification repose notamment sur son SIRET. Sauf règle particulière annoncée, un compte principal correspond à un établissement identifié par un SIRET. Les membres supplémentaires doivent être invités ou autorisés par le titulaire du compte principal.

Toute personne utilisant BillXpert doit avoir la capacité juridique nécessaire ou agir sous l’autorité et la responsabilité d’un représentant légal ou d’une entreprise valablement engagée. L’accès accordé à un mineur ou à un collaborateur ne transfère pas la responsabilité du titulaire du compte ni celle de l’entreprise.

5. Statut bêta et évolution du logiciel

BillXpert est actuellement proposé en version bêta. Cette version a pour finalité de permettre l’essai progressif du logiciel, l’identification d’anomalies et l’amélioration de ses parcours.

Pendant cette phase :

• certaines fonctions peuvent être incomplètes, expérimentales ou temporairement indisponibles ;
• les interfaces, formats, calculs, exports, contrôles et règles internes peuvent évoluer ;
• des erreurs de calcul, d’affichage, d’enregistrement, d’import, d’export ou de synchronisation peuvent survenir ;
• une mise à jour peut nécessiter une migration, une restauration ou une nouvelle configuration ;
• BillXpert peut retirer, suspendre ou remplacer une fonction devenue instable, dangereuse ou incompatible.

L’entreprise ne doit pas considérer la bêta comme un système infaillible ou comme son unique moyen de conserver ses données et justificatifs.

6. Licence d’utilisation

Sous réserve du respect des présentes conditions, BillXpert accorde à l’entreprise une licence limitée, personnelle à l’entreprise, non exclusive, non cessible et non sous-licenciable, permettant d’installer et d’utiliser le logiciel pour ses besoins professionnels internes.

Cette licence n’emporte aucune cession de propriété intellectuelle. Elle ne permet pas de revendre, louer, distribuer, publier, héberger pour le compte de tiers ou exploiter commercialement le logiciel sans autorisation écrite préalable de BillXpert.

Les droits d’utilisation peuvent dépendre de la version, du nombre d’utilisateurs, du nombre d’établissements, des modules activés ou de l’offre souscrite.

7. Propriété intellectuelle

BillXpert, son code source et son code compilé, son architecture, ses bases techniques, ses interfaces, ses composants, sa documentation, ses modèles, ses textes, ses visuels, ses marques, ses logos, ses noms de domaine, ses bases de données et ses éléments graphiques sont protégés et appartiennent à BillXpert ou à leurs titulaires respectifs.

Sauf autorisation écrite ou disposition légale impérative, il est interdit de :

• copier, reproduire ou distribuer tout ou partie du logiciel ;
• mettre le logiciel à disposition d’un tiers, le revendre, le louer ou le céder ;
• modifier, adapter, traduire ou créer une œuvre dérivée du logiciel ;
• extraire ou réutiliser une partie substantielle de ses bases ou de sa documentation ;
• chercher à obtenir le code source, désassembler ou décompiler le logiciel hors des cas strictement autorisés par la loi ;
• neutraliser une protection, une signature, un contrôle d’intégrité, une licence ou un mécanisme de sécurité ;
• supprimer ou masquer une mention de propriété, de droit d’auteur ou d’origine.

Les exceptions légales impératives, notamment celles relatives à la copie de sauvegarde nécessaire, à l’observation du fonctionnement du logiciel et à l’interopérabilité dans les conditions prévues par la loi, ne sont pas affectées par les présentes.

8. Propriété et maîtrise des données de l’entreprise

L’entreprise conserve la propriété ou, selon les cas, les droits d’utilisation sur ses données, notamment ses informations comptables, fiscales, commerciales, bancaires, documentaires, ses fichiers clients et fournisseurs, ses justificatifs et ses données de gestion.

BillXpert n’acquiert aucun droit de propriété sur ces données. Lorsque leur traitement est nécessaire au fonctionnement d’un service connecté, l’entreprise accorde uniquement les droits techniques limités nécessaires à l’hébergement, la transmission, la sauvegarde, la restauration, la sécurisation ou l’assistance demandée.

Les données enregistrées uniquement dans l’application locale restent sous le contrôle de l’entreprise et ne sont pas transmises à BillXpert sauf action volontaire, activation d’un service connecté, envoi au support ou fonction clairement signalée.

L’entreprise garantit qu’elle dispose des droits, autorisations et bases légales nécessaires pour enregistrer et traiter les données qu’elle introduit dans BillXpert.

9. Responsabilité comptable, fiscale et juridique de l’entreprise

BillXpert est un outil de gestion et de comptabilité. Il ne remplace ni le jugement professionnel du dirigeant, ni les contrôles internes de l’entreprise, ni l’intervention d’un expert-comptable, d’un avocat, d’un conseil fiscal ou de toute autre profession réglementée.

L’entreprise demeure seule responsable :

• de l’exactitude, de l’exhaustivité et de la régularité des données saisies ou importées ;
• du choix de ses comptes, journaux, taux, régimes de TVA, dates, périodes et traitements ;
• de la validation de ses écritures, factures, paiements, rapprochements, déclarations et clôtures ;
• du contrôle des exports, états, balances, FEC, bilans et résultats produits ;
• du respect de ses obligations comptables, fiscales, sociales, commerciales et documentaires ;
• de la conservation légale de ses livres, registres, pièces justificatives et documents originaux.

10. Sauvegardes, export et récupération

L’entreprise doit effectuer des sauvegardes régulières, distinctes et vérifiables de ses données. Une sauvegarde ne doit pas être conservée uniquement sur le même disque, le même appareil ou le même emplacement que les données de travail.

Lorsque BillXpert fournit une clé, un secret de récupération, un fichier de sauvegarde sécurisé ou un moyen d’administration, l’entreprise doit le conserver de manière confidentielle et séparée de l’ordinateur principal.

La perte d’une clé, l’altération d’un fichier, une panne matérielle, une suppression manuelle, un logiciel malveillant ou une mauvaise manipulation peuvent rendre une récupération difficile ou impossible. Toute assistance de récupération est réalisée selon les moyens disponibles, après vérification de l’identité et sans garantie de résultat.

Avant une mise à jour importante, une migration, une clôture ou une intervention technique, l’entreprise doit créer et vérifier une sauvegarde exploitable.

11. Comptes, accès et sécurité

L’entreprise doit fournir des informations exactes, complètes et à jour. Elle est responsable des accès accordés à ses membres, collaborateurs, prestataires et représentants.

Les identifiants, mots de passe, clés, codes de récupération et jetons de session sont personnels. Ils ne doivent pas être partagés en dehors des personnes autorisées.

L’entreprise doit notamment :

• utiliser des mots de passe robustes et protéger ses appareils ;
• retirer rapidement les accès d’un membre qui quitte l’entreprise ;
• signaler sans délai tout accès suspect, perte de clé ou incident de sécurité ;
• ne pas modifier manuellement les fichiers internes, bases, signatures ou mécanismes de sécurité ;
• maintenir son système, ses navigateurs et ses composants de sécurité à jour.

Toute action réalisée depuis un compte ou un appareil autorisé est présumée avoir été effectuée sous la responsabilité de l’entreprise, sauf preuve d’un incident de sécurité signalé rapidement.

12. Mises à jour, versions et compatibilité

BillXpert peut publier des mises à jour correctives, fonctionnelles, réglementaires ou de sécurité. Certaines mises à jour peuvent être nécessaires pour continuer à utiliser une fonction, accéder à un service connecté ou bénéficier du support.

BillXpert ne garantit pas le maintien indéfini de la compatibilité avec toutes les versions de Windows, tous les matériels, logiciels tiers, formats historiques ou configurations particulières.

L’entreprise ne doit pas interrompre volontairement une migration ou modifier les fichiers pendant une opération de mise à jour, de restauration ou de contrôle d’intégrité.

13. Services en ligne, hébergement et prestataires tiers

Certaines fonctions peuvent dépendre de services tiers ou de prestataires techniques, notamment pour l’hébergement, l’envoi d’e-mails ou de SMS, le paiement, la sauvegarde, l’authentification, la distribution des mises à jour ou les notifications.

Ces services peuvent être soumis à leurs propres conditions, limites techniques, politiques de confidentialité et interruptions. BillXpert choisit ses prestataires avec soin mais ne contrôle pas leur infrastructure ni tous les événements susceptibles d’affecter leur disponibilité.

Les services cloud, les sauvegardes en ligne, les modules de paiement, les modules payants et les prestations particulières ne seront proposés que s’ils sont effectivement ouverts et feront l’objet de conditions contractuelles supplémentaires. La création future de BillXpert SAS devra être constatée et son identité devra être communiquée avant qu’elle ne soit présentée comme l’exploitant ou le cocontractant d’un tel service.

14. Rapports de bugs, suggestions et contenus transmis

L’entreprise peut transmettre des rapports de bugs, journaux techniques, captures, propositions, commentaires ou résultats de test. Elle doit limiter ces envois aux informations nécessaires et retirer, lorsque cela est possible, les données personnelles, bancaires, comptables ou confidentielles non indispensables.

L’entreprise conserve ses droits sur les contenus qu’elle fournit. Elle autorise toutefois BillXpert, gratuitement et pour la durée nécessaire, à les analyser, reproduire, adapter et utiliser afin de reproduire une anomalie, améliorer le logiciel, sécuriser les services, documenter une correction ou intégrer une suggestion.

Une suggestion ne crée aucun droit automatique à rémunération, à intégration, à attribution, à réponse individuelle ou à propriété sur la fonction développée. Les récompenses éventuelles relèvent du règlement de la campagne ou du programme concerné.

15. Bexium, statuts et saison Bexium

Le Bexium est un crédit promotionnel interne au programme BillXpert. Il ne constitue ni une monnaie, ni un instrument financier, ni un avoir remboursable en argent, ni une promesse de conversion selon un taux fixe.

Son attribution, sa validation, son utilisation, les statuts, les badges, les classements et les avantages associés sont régis par le règlement de la saison Bexium ou par les conditions du programme applicable. Le statut est calculé séparément pour chaque saison à partir du total historique crédits Bexium validé de cette saison. Le total cumulé de toutes les saisons peut être affiché à titre informatif mais ne détermine ni statut ni rang.

Le classement de la saison fait partie du programme Bexium. Il affiche le rang, le total historique crédits Bexium de la saison et les badges. Avec un profil privé, l’entreprise est présentée sous la mention « Client BillXpert ». Elle peut choisir de rendre son profil professionnel public ; seules la raison sociale et les coordonnées professionnelles qu’elle sélectionne explicitement sont alors affichées. L’e-mail utilisé pour se connecter au compte n’est jamais rendu public automatiquement.

Les badges sont attribués automatiquement d’après les critères publiés. Les avantages commerciaux annoncés pour certains statuts ne s’appliquent qu’aux offres expressément désignées comme éligibles et seulement lorsqu’elles sont effectivement activées par BillXpert.

Une récompense peut rester en attente pendant les contrôles nécessaires. Une attribution validée peut être corrigée en cas de fraude, doublon, erreur manifeste, falsification ou violation du règlement, avec motif enregistré dans l’historique lorsque ce mécanisme est disponible.

Consultez la page saison Bexium pour connaître le fonctionnement annoncé du programme.

16. Usages interdits

Il est interdit d’utiliser BillXpert pour :

• commettre, faciliter ou dissimuler une fraude, une falsification ou une infraction ;
• créer de faux établissements, faux SIRET, faux documents, faux paiements ou faux rapports ;
• accéder aux données d’une autre entreprise ou contourner une séparation de comptes ;
• sonder, attaquer, saturer, automatiser abusivement ou perturber les services et API ;
• contourner un contrôle d’accès, une limitation, une signature, une licence ou une protection ;
• introduire un code malveillant, un fichier dangereux ou un contenu illicite ;
• revendre un compte, des crédits, un accès, une licence ou un avantage non transférable ;
• utiliser le nom, les marques ou l’identité BillXpert de manière trompeuse ;
• présenter une sortie bêta comme une certification, une validation officielle ou un conseil professionnel.

17. Disponibilité, maintenance et interruption

BillXpert s’efforce de maintenir ses services accessibles et sécurisés, sans garantir une disponibilité permanente ni un délai d’intervention déterminé.

Une interruption peut notamment résulter d’une maintenance, d’une mise à jour, d’un incident de sécurité, d’une panne, d’un prestataire tiers, d’un événement extérieur, d’une obligation légale ou d’une mesure destinée à protéger les utilisateurs.

Le logiciel local peut rester utilisable indépendamment de certains services en ligne, sous réserve des fonctions qui nécessitent une connexion, une licence, une validation ou une synchronisation.

18. Garanties et réserves

Dans les limites autorisées par la loi, la version bêta est fournie en l’état de développement disponible au moment de son téléchargement ou de son utilisation par M.R.I.

La version bêta ne garantit pas :

• l’absence totale d’erreurs, de vulnérabilités ou d’interruptions ;
• l’adéquation du logiciel à tous les métiers, régimes fiscaux ou situations particulières ;
• l’exactitude automatique de données saisies, importées, paramétrées ou interprétées par l’utilisateur ;
• la conformité d’un dossier sans vérification humaine et documentaire ;
• la récupération de toute donnée en l’absence de sauvegarde exploitable ;
• le maintien indéfini d’une fonction expérimentale ou gratuite.

Aucune disposition des présentes ne limite une garantie ou un droit qui ne peut légalement être exclu.

19. Responsabilité de M.R.I. pendant la bêta

Dans le cadre actuel de la bêta, M.R.I. répond des dommages directs, certains, prévisibles et prouvés qui résultent d’un manquement qui lui est imputable, dans les limites prévues par la loi et les conditions particulières éventuellement applicables.

M.R.I. ne saurait être tenue responsable d’un dommage résultant notamment :

• d’une donnée fausse, incomplète ou mal paramétrée par l’entreprise ;
• d’une écriture, déclaration, facture, clôture ou décision non vérifiée ;
• de l’absence, de l’insuffisance ou de l’échec des sauvegardes de l’entreprise ;
• d’une utilisation non conforme à la documentation ou aux présentes conditions ;
• d’une modification manuelle des fichiers, bases, clés, signatures ou composants ;
• d’un appareil compromis, d’un mot de passe partagé ou d’un accès non retiré ;
• d’un logiciel, matériel, réseau ou service tiers ;
• d’une interruption nécessaire à la sécurité, à la maintenance ou au respect d’une obligation légale ;
• de pertes indirectes telles qu’une perte d’opportunité, de réputation, de clientèle ou de bénéfice attendu.

Les exclusions et limitations ci-dessus ne s’appliquent pas en cas de faute lourde ou dolosive, de dommage corporel, de disposition légale impérative ou lorsqu’elles auraient pour effet de priver de sa substance une obligation essentielle de M.R.I. dans le cadre actuel de la bêta.

20. Données personnelles

Les traitements de données personnelles réalisés pour la gestion du site, des comptes, du support, des communications, de la sécurité et des services associés sont décrits dans la politique de confidentialité.

Pour ces traitements, M.R.I. est actuellement le responsable du traitement. Aucun délégué à la protection des données (DPO) n’est désigné à ce jour ; les demandes relatives aux données personnelles peuvent être adressées à contact@billxpert.fr.

o2switch intervient comme sous-traitant d’hébergement. Il assure la sécurité, l’intégrité et la confidentialité de son infrastructure conformément à ses engagements contractuels. M.R.I. reste responsable de l’application, des comptes, des habilitations, des instructions données au sous-traitant et des mesures de sécurité qui relèvent de son propre service.

Pour les données personnelles que l’entreprise introduit dans son dossier comptable, commercial ou documentaire, l’entreprise détermine généralement les finalités et demeure responsable de la licéité de leur collecte, de leur information, de leur conservation et de l’exercice des droits des personnes concernées.

Lorsqu’un service connecté conduit BillXpert à traiter ces données pour le compte de l’entreprise, les obligations relatives à la sous-traitance peuvent être précisées dans une annexe ou un accord de traitement des données applicable au service concerné.

21. Suspension, résiliation et suppression

L’entreprise peut cesser d’utiliser le logiciel à tout moment. La désinstallation du logiciel ne supprime pas nécessairement les fichiers locaux, sauvegardes, comptes en ligne ou données conservées dans un service associé.

BillXpert peut suspendre ou limiter un compte, une fonction ou un service en cas :

• de risque pour la sécurité ou l’intégrité des données ;
• de fraude, tentative de contournement ou usage interdit ;
• d’informations d’entreprise manifestement fausses ;
• de violation grave ou répétée des présentes conditions ;
• d’obligation légale, judiciaire ou administrative ;
• d’arrêt d’un service expérimental ou d’une version devenue dangereuse.

Avant une suppression définitive, l’entreprise doit exporter les informations qu’elle souhaite conserver. Les données locales restent sous son contrôle. Les données en ligne sont supprimées ou archivées selon la politique de confidentialité, les délais annoncés et les obligations légales applicables.

La suppression définitive d’un compte peut entraîner la perte des crédits Bexium, statuts, badges, avantages et historiques qui lui sont attachés, sauf règle différente du programme concerné.

22. Preuve, historique et journaux techniques

Les enregistrements techniques, journaux de sécurité, traces d’acceptation, historiques de connexion, identifiants de version, horodatages, validations et opérations enregistrées par les systèmes BillXpert peuvent être utilisés pour établir le fonctionnement d’un service, traiter un incident, lutter contre la fraude et démontrer une acceptation ou une action, sous réserve de leur fiabilité et des règles applicables.

Ces éléments ne remplacent pas les pièces justificatives, livres comptables, documents originaux ou preuves que l’entreprise doit conserver.

23. Modification des conditions

M.R.I. peut modifier les présentes conditions pour tenir compte d’une évolution du logiciel, d’un nouveau service, d’un changement réglementaire, d’un risque de sécurité ou d’une clarification nécessaire.

La version applicable est identifiée par sa date et son numéro. Toute modification importante affectant les droits ou obligations des utilisateurs fait l’objet d’une information adaptée avant son entrée en vigueur, lorsque cela est raisonnablement possible.

Une modification ne retire pas rétroactivement un droit définitivement acquis, sauf nécessité légale, fraude, erreur manifeste ou règle particulière expressément acceptée.

24. Droit applicable et règlement des litiges

Les présentes conditions sont régies par le droit français. Elles s’appliquent à la relation d’utilisation actuelle avec M.R.I. et ne préjugent pas de l’identité du futur exploitant d’une offre commerciale.

En cas de difficulté, les parties s’efforcent de rechercher une solution amiable avant toute action judiciaire. L’entreprise peut adresser une réclamation détaillée à l’adresse indiquée à l’article suivant.

À défaut d’accord amiable, le litige relève des juridictions françaises matériellement et territorialement compétentes selon les règles applicables.

25. Contact

Toute question relative aux présentes conditions, à une licence, à un incident de sécurité ou à l’utilisation de BillXpert peut être adressée à : contact@billxpert.fr.

Le support technique peut être contacté à support@billxpert.fr.

Pour un incident de sécurité, l’entreprise doit éviter toute publication publique avant traitement et transmettre uniquement les informations nécessaires par le canal indiqué.