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Centre d’aide BillXpert

Les vrais parcours du logiciel, étape par étape.

Cette aide reprend les écrans, boutons et règles réellement présents dans BillXpert. Pas de procédure générique : chaque guide indique le chemin à suivre dans l’application.

Windows · version 1.0.14 19 guides pratiques Messagerie BillXpert disponible pour vos questions
Commencer Télécharger BillXpert Ouvrir la messagerie
Premiers pasInstallation, SmartScreen et premier dossier4 guides ComptabilitéÉcritures, journaux, grand livre, balance et TVA7 guides GestionClients, devis, factures, règlements et fournisseurs5 guides SauvegardesProtection des données, export et restauration3 guides

Premiers pas

Installer BillXpert et ouvrir un dossier exploitable.

Le premier démarrage initialise à la fois votre compte local et le socle comptable du dossier.

01 Installer BillXpertSite BillXpert → Télécharger → installateur Windows

Chemin : billxpert.fr/telecharger

  1. Ouvrez la page Télécharger et utilisez le bouton de téléchargement officiel. Toutes les autres pages du site renvoient vers cette page.
  2. Avant l’exécution, vous pouvez vérifier l’empreinte SHA-256 et lancer une analyse Microsoft Defender depuis les instructions affichées sur la page.
  3. Lancez le fichier .exe. L’installateur Windows est prévu pour une installation à l’échelle de la machine ; Windows peut donc demander une autorisation administrateur.
  4. Une fois l’installation terminée, ouvrez BillXpert. Sur le premier écran, choisissez créer un compte si vous ouvrez votre premier dossier, ou Se connecter si le compte existe déjà.
Bon réflexe

Utilisez toujours la page officielle de téléchargement : elle centralise la version publiée, le fichier distribué et son empreinte de contrôle.

02 Comprendre SmartScreenUn avertissement de réputation n’est pas une détection antivirus

Vérification : Télécharger → Vérifier votre téléchargement

  1. BillXpert est une application récente distribuée directement par son éditeur. Microsoft Defender SmartScreen peut donc afficher un avertissement si le fichier ou son éditeur n’a pas encore assez de réputation.
  2. Avant de poursuivre, contrôlez que vous avez téléchargé BillXpert depuis la page officielle, puis comparez l’empreinte SHA-256 si vous souhaitez vérifier le fichier.
  3. Vous pouvez également analyser le fichier avec Microsoft Defender ou votre antivirus avant de l’exécuter.
  4. Si l’antivirus signale explicitement une menace ou un logiciel malveillant, n’exécutez pas le fichier et contactez BillXpert.
Voir l’explication complète et les preuves Microsoft officielles →
03 Créer son premier dossierCompte BillXpert en ligne possible → préremplissage → initialisation locale

Chemin : lancement de BillXpert → Se connecter ou créer un compte

Vous avez déjà un compte BillXpert en ligne ?

Sur l’écran de connexion, saisissez l’adresse e-mail et le mot de passe de votre compte BillXpert. Si aucun dossier local n’existe encore sur cet appareil, BillXpert reconnaît le compte en ligne et ouvre automatiquement la création du dossier avec les informations disponibles déjà préremplies.

  1. Compte en ligne existant : vérifiez les champs préremplis avant de continuer. Le logiciel peut notamment reprendre votre nom d’affichage, votre e-mail et les informations d’entreprise disponibles en ligne : forme juridique, raison sociale, SIRET, adresse, code APE/NAF, famille d’entreprise et téléphone. Une connexion Internet est nécessaire pour cette récupération.
  2. Sans compte en ligne : choisissez directement créer un compte et renseignez ces informations dans le formulaire.
  3. Compte local : choisissez ou vérifiez votre nom d’utilisateur et votre mot de passe. Pour le premier compte de l’installation, BillXpert demande également les éléments administratifs nécessaires à l’initialisation sécurisée.
  4. Paramètres comptables : vérifiez votre situation TVA. Si la TVA est applicable, sélectionnez le régime déclaratif et la règle d’exigibilité. Le pays est France et la devise est EUR dans ce parcours.
  5. Exercice et reprise : indiquez la date de début du premier exercice ouvert. La date de fin est calculée sur 12 mois, sauf si vous activez Exercice exceptionnel. L’import d’un ou plusieurs FEC reste facultatif pour reprendre une comptabilité existante.
  6. Vérifiez le bloc Initialisation automatique : BillXpert prépare le plan comptable minimal, les journaux, les exercices/périodes et les paramètres pays/devise/TVA.
  7. Cliquez sur créer le compte et initialiser le dossier. BillXpert finalise alors le dossier local et lie le compte en ligne lorsque ce parcours a été utilisé.
  8. Une fois la création terminée, sauvegardez immédiatement la Clé de récupération BillXpert. Elle n’est affichée qu’une fois et ouvre les sauvegardes .bxsave de ce dossier. Le premier compte peut aussi afficher une clé administrative de l’installation.
  9. Après avoir conservé ces secrets séparément, cliquez sur J’ai sauvegardé les secrets et j’ouvre BillXpert.
À ne pas perdre

La clé BX-Recovery personnelle est nécessaire pour vos sauvegardes et restaurations. Ne la conservez pas uniquement sur le même PC que le dossier.

04 Paramétrer son entrepriseCréation du dossier, puis Paramètres → Paramètres société pour contrôler

Chemin principal : création du dossier → blocs Identité / Paramètres comptables / Exercice

  1. Les informations structurantes de l’entreprise sont configurées pendant la création du dossier : identité légale, SIRET, activité, adresse, pays/devise, TVA et premier exercice. Si vous êtes passé par votre compte BillXpert en ligne, contrôlez simplement les informations déjà récupérées et préremplies.
  2. Après création, la page Paramètres → Paramètres société en mode Expert permet de contrôler les informations enregistrées : identité, TVA, configuration et exercices.
  3. Cette page de paramètres société est actuellement une vue de consultation : elle ne propose pas une édition générale de toutes les informations déjà complètes.
  4. Si BillXpert détecte des informations obligatoires manquantes ou incohérentes, il ouvre le parcours Informations à compléter → Corriger le dossier comptable. Complétez alors les blocs identité, adresse et paramètres comptables, puis cliquez sur Enregistrer et vérifier le dossier.
Pourquoi cette différence ?

BillXpert évite qu’un paramètre comptable structurant soit modifié par inadvertance une fois le dossier initialisé.

Comptabilité

De la saisie à la lecture des états.

BillXpert sépare l’enregistrement d’un brouillon et sa comptabilisation officielle.

05 Créer une écritureComptabilité → Écritures → écriture manuelle

Chemin : Comptabilité → Écritures

  1. Dans le bloc Nouvelle saisie → écriture manuelle, choisissez la date et le journal.
  2. Renseignez le N° pièce, le libellé et, si nécessaire, l’échéance et la mention comptable.
  3. Cliquez sur Lier un document obligatoire et sélectionnez le justificatif. BillXpert bloque l’enregistrement d’une écriture manuelle sans document lié.
  4. Renseignez le vendeur et l’acheteur lorsque l’opération concerne un tiers. Si un tiers inconnu est saisi, BillXpert peut vous orienter vers sa création.
  5. Dans la grille, renseignez au minimum deux lignes : compte, mention/tiers si utile, échéance, puis un montant au Débit ou au Crédit. Utilisez + Ligne pour ajouter des lignes.
  6. Les totaux Débit et Crédit doivent être identiques et aucun contrôle bloquant ne doit rester.
  7. Cliquez sur Valider l’écriture. Cela enregistre l’écriture ; une saisie manuelle ordinaire reste d’abord en brouillon.
  8. Pour la rendre officielle, retrouvez sa carte dans Écritures groupées par pièce, ouvrez Actions puis cliquez sur comptabiliser lorsque l’action est disponible.
Brouillon ≠ comptabilisée

Le grand livre officiel ne retient que les écritures comptabilisées ou verrouillées. Valider le formulaire et comptabiliser sont donc deux étapes distinctes.

06 Comprendre débit / créditUne écriture doit toujours rester équilibrée

Débit et crédit sont les deux côtés d’une écriture comptable. Ils ne veulent pas simplement dire « argent qui entre » et « argent qui sort » : le sens dépend du compte utilisé.

Exemple BillXpert : facture client de 120 € TTC, dont 20 € de TVA

CompteRôleDébitCrédit
411… ClientMontant dû par le client120 €—
706 PrestationsChiffre d’affaires HT—100 €
445711 TVA collectéeTVA collectée—20 €
Total120 €120 €

Lorsque ce client paie 120 €

Le mouvement bancaire attendu est typiquement : débit du compte 512 Banque pour 120 € et crédit du compte 411 Client pour 120 €.

Règle pratique dans BillXpert

Ne cherchez pas à « forcer » l’équilibre : choisissez les comptes correspondant à l’opération, vérifiez le document et le tiers, puis contrôlez que le total Débit égale le total Crédit.

07 Corriger une écritureComptabilité → Écritures → carte de l’écriture → Actions → modifier

Chemin : Comptabilité → Écritures → Écritures groupées par pièce

  1. Repérez la carte de l’écriture à corriger.
  2. Cliquez sur Actions → modifier.
  3. Corrigez les champs ou les lignes nécessaires, puis cliquez à nouveau sur Valider l’écriture.
  4. Si modifier est désactivé, l’écriture n’est plus en brouillon. BillXpert refuse alors la modification directe d’une écriture déjà comptabilisée/verrouillée.
Écriture déjà comptabilisée ?

N’éditez jamais la base de données ou les fichiers du dossier à la main. Utilisez le traitement comptable de correction adapté à votre situation ou contactez l’assistance si vous avez un doute.

08 Journaux comptablesComptabilité → Journaux

Chemin : Comptabilité → Journaux

  1. La page regroupe les écritures par journal et affiche les colonnes Journal, Écritures, Débit, Crédit, État.
  2. L’état Équilibré indique que le total débit du journal égale son total crédit ; Erreur indique un déséquilibre.
  3. Les journaux créés au démarrage comprennent notamment les ventes, achats, banque, caisse, opérations diverses et à-nouveaux. Les saisies guidées choisissent le journal correspondant à l’opération.

Exemples courants : VE pour les ventes, AC pour les achats, BP pour la banque principale et OD pour les opérations diverses.

09 Grand livreComptabilité → Grand livre

Chemin : Comptabilité → Grand livre

  1. Sélectionnez d’abord l’exercice actif dans le sélecteur fiscal de l’en-tête si nécessaire.
  2. Utilisez les filtres Compte exact, plage de comptes, dates, journal ou tiers pour réduire le résultat.
  3. Cliquez sur Actualiser pour charger le grand livre.
  4. Tout ouvrir et Tout fermer contrôlent l’affichage détaillé des comptes ; sur un grand volume, BillXpert peut bloquer l’ouverture globale pour préserver les performances.
  5. Utilisez Exporter CSV pour exporter les lignes affichées.
Pourquoi une écriture peut-elle manquer ?

Le grand livre officiel affiche uniquement les écritures comptabilisées ou verrouillées. Un brouillon enregistré dans Écritures n’y apparaît donc pas encore.

10 BalanceComptabilité → Balance

Chemin : Comptabilité → Balance

  1. La balance affiche chaque Compte, son Libellé, les cumuls Débit et Crédit, le Solde et son Sens.
  2. La ligne Total compare l’ensemble des débits et crédits. BillXpert affiche Équilibrée lorsque les deux totaux sont identiques, sinon Erreur.
  3. Pour changer le contexte lu par les états comptables, utilisez le sélecteur fiscal de l’en-tête : Exercice actif, Vue (exercice, semestre, trimestre, mois) puis la période lorsqu’elle s’applique.
11 TVAFiscalité → TVA

Chemin : Fiscalité → TVA

  1. Choisissez l’exercice et la période à analyser avec le sélecteur fiscal de l’en-tête.
  2. Le bloc TVA de la période sélectionnée présente la TVA collectée, la TVA déductible et le solde sur le contexte choisi.
  3. Le bloc Préparation déclarative reprend le profil TVA du dossier, la périodicité, la période préparée, la TVA exigible, le crédit précédent et le montant dû ou à reporter.
  4. Consultez ensuite l’Historique des périodes et le Détail des écritures à l’origine des montants.
Rubrique TVA absente ?

La route TVA est masquée lorsque le dossier est configuré sans TVA applicable. Cette page prépare et analyse les données ; elle ne doit pas être confondue avec l’envoi d’une déclaration fiscale.

Gestion

Créer les tiers et suivre le cycle commercial.

Les flux de gestion alimentent ensuite la comptabilité plutôt que de vivre dans un logiciel séparé.

12 Créer un clientTiers → Clients → Ajouter un client

Chemin : Tiers → Clients

  1. Dans Ajouter un client, choisissez le profil Entreprise ou Particulier.
  2. Renseignez le Nom affiché. Pour une entreprise, la raison sociale, le SIRET et le numéro de TVA intracommunautaire font partie des contrôles du profil entreprise.
  3. Complétez le contact et l’adresse : e-mail, téléphone, adresse, code postal, ville et pays.
  4. Dans Identité comptable du tiers, vérifiez le Profil d’usage classique et le Compte tiers. Pour un client, le compte auxiliaire appartient notamment aux familles 411/416/418/419 et BillXpert propose un code à partir du nom.
  5. Cliquez sur Ajouter le client. Lors d’une modification, le bouton devient Enregistrer les corrections.
13 Faire un devisVentes → Devis clients → Nouveau devis

Chemin : Ventes → Devis clients

  1. Dans Nouveau devis → création devis, choisissez un client tiers existant. Si vous saisissez un client inconnu puis quittez le champ, BillXpert ouvre sa fiche de création et prévoit le retour au devis.
  2. Choisissez la Date devis, la Validité et le nom du devis.
  3. Cliquez sur Lier un document obligatoire. Un document lié est requis pour enregistrer le devis dans ce parcours.
  4. Ajoutez au moins une ligne avec une désignation, une quantité positive et un prix unitaire HT positif. Utilisez + Ligne si nécessaire ; le taux de TVA est proposé lorsque le dossier autorise la TVA.
  5. Cliquez sur créer devis. Lorsque vous corrigez un devis existant, le bouton devient Mettre à jour.
14 Transformer un devis en factureVentes → Devis clients → Transformer en facture

Chemin : Ventes → Devis clients

  1. Sur la carte du devis convertible, cliquez sur Transformer en facture (le même choix existe dans le menu d’actions).
  2. BillXpert prépare la facture et vous envoie automatiquement vers Comptabilité → Écritures avec une écriture préremplie à partir du devis.
  3. Contrôlez le document, le client, les montants, le journal et les lignes comptables, puis cliquez sur Valider l’écriture.
  4. La conversion crée alors la facture et son écriture liée en brouillon.
  5. Dans la carte de cette écriture, ouvrez Actions → comptabiliser pour la rendre officielle. Une facture client apparaît dans la vue des factures officielles lorsque son justificatif est lié à une écriture client comptabilisée.
Pourquoi cette étape de contrôle ?

BillXpert ne transforme pas silencieusement un devis en écriture définitive : la comptabilité reste contrôlable avant la comptabilisation.

15 Enregistrer un règlementPaiements → Paiements → Comptabiliser

Chemin : Paiements → Paiements

  1. Choisissez le Type d’opération : Encaissement client, Règlement fournisseur, ou leur version non affecté si aucun document n’est encore associé.
  2. Sélectionnez le Compte bancaire, la date et le montant.
  3. Choisissez le Tiers.
  4. Dans Lier une facture, sélectionnez la facture concernée. Si le paiement n’est rattaché à aucune facture, utilisez Aucune facture liée ; le tiers devient alors obligatoire.
  5. Choisissez le mode de paiement : virement, carte, chèque, prélèvement, espèces ou autre. Ajoutez une référence et un libellé si utile.
  6. Vérifiez la prévisualisation des lignes banque/tiers et les éventuels messages bloquants, puis cliquez sur Comptabiliser.

Pour un encaissement client, BillXpert prévisualise notamment le débit du compte bancaire 512 et le crédit du compte client 411. Pour un règlement fournisseur, le sens est inversé entre le compte fournisseur 401 et la banque 512.

16 Gérer un fournisseurTiers → Fournisseurs → Créer un fournisseur

Chemin : Tiers → Fournisseurs

  1. Ouvrez Créer un fournisseur. Cette fiche est destinée aux entreprises fournisseurs.
  2. Dans Identité juridique, renseignez notamment le nom/raison sociale, le SIRET et, lorsqu’il s’applique, le numéro de TVA. Le SIREN est déduit automatiquement du SIRET.
  3. Complétez Contacts et adresses. Au moins une adresse principale complète est contrôlée par le formulaire.
  4. Vérifiez les conditions commerciales/fiscales utiles et le Compte fournisseur associé. BillXpert attend un compte auxiliaire de famille 401 ou 404, complété par trois lettres.
  5. Cliquez sur enregistrer et fermer, ou sur enregistrer et créer un autre si vous enchaînez plusieurs fiches.
  6. Si BillXpert détecte un doublon potentiel, il n’enregistre rien immédiatement : choisissez d’ajouter le rôle fournisseur au tiers existant lorsqu’il s’agit de la même entité, ou forcez un nouveau fournisseur uniquement s’il s’agit réellement d’une entité distincte.

Sauvegardes

Protéger, exporter et restaurer son dossier sans manipuler les fichiers internes.

BillXpert gère son stockage interne par son service local. Pour vos propres copies, utilisez les fonctions d’export et de restauration prévues dans l’application.

17 Comment BillXpert protège-t-il les données locales ?Stockage interne géré par le service BillXpert et les protections Windows

BillXpert ne demande pas à l’utilisateur d’ouvrir ou de modifier directement ses fichiers internes. Le stockage comptable est préparé et utilisé par le service local BillXpert avec ses mécanismes de chiffrement et les protections d’accès de Windows.

  1. Travaillez toujours depuis l’interface BillXpert : les données comptables, documents et éléments de sécurité sont gérés ensemble par le logiciel.
  2. Pour conserver une copie personnelle, utilisez Paramètres → Sauvegardes et exportez un fichier .bxsave.
  3. Pour supprimer définitivement les données locales lors d’une désinstallation complète, utilisez l’option de suppression des données proposée par le programme de désinstallation et confirmez explicitement cette suppression.
Évitez toute modification manuelle du stockage interne

Une manipulation directe peut casser la cohérence entre la comptabilité, les documents, les audits et les éléments de sécurité. L’export .bxsave est le parcours prévu pour récupérer et déplacer votre dossier.

18 Comment sauvegarder son dossier ?Paramètres → Sauvegardes → Exporter ce dossier

Chemin : mode Expert → Paramètres → Sauvegardes → Dossier actif

  1. Ouvrez la page Sauvegardes, restauration et sécurité locale.
  2. Dans Dossier actif → Sauvegarde et restauration, saisissez le Mot de passe du compte et votre Clé BX-Recovery personnelle.
  3. Cliquez sur Exporter ce dossier.
  4. Choisissez l’emplacement du fichier. BillXpert propose un nom du type BillXpert-<compte>.bxsave.
  5. Attendez le message Sauvegarde personnelle vérifiée. L’archive contient ce compte, sa base, ses documents, audits et checkpoints.
  6. Conservez le fichier .bxsave et la clé BX-Recovery dans des emplacements séparés.
Le format à conserver

Pour une sauvegarde personnelle, c’est le fichier .bxsave exporté par BillXpert qui doit être conservé, avec sa clé de récupération.

19 Comment restaurer ?Paramètres → Sauvegardes → Restaurer une sauvegarde de ce dossier

Depuis un dossier ouvert : mode Expert → Paramètres → Sauvegardes

  1. Renseignez votre Clé BX-Recovery personnelle.
  2. Cliquez sur Restaurer une sauvegarde de ce dossier.
  3. Sélectionnez le fichier .bxsave correspondant.
  4. BillXpert vérifie la sauvegarde et conserve l’état actuel avant son remplacement.
  5. Après le message Sauvegarde restaurée, redémarrez BillXpert avant de continuer.
Installation vide ou compte indisponible ?

Depuis l’écran créer un compte, le bloc Reprise de sauvegarde → Restaurer un compte ou une installation complète permet de sélectionner directement un fichier .bxsave. BillXpert détecte s’il s’agit d’une sauvegarde personnelle ou globale et demande les éléments de récupération adaptés.

Une étape ne correspond pas à votre écran ?

Écrivez-nous directement dans la messagerie BillXpert.

Ouvrez ou créez une conversation et indiquez simplement la page du logiciel, le bouton utilisé, ce que vous vouliez faire et le message éventuellement affiché. La discussion restera centralisée dans votre espace BillXpert.

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